Arrivee d'un nouveau locataire

De la signature du bail jusqu'au premier loyer encaisse : le parcours complet pour accueillir un nouveau locataire.

Vue d'ensemble du processus

Etape 1 -- Preparer le bail

1.1 Verifier le bien

Avant de creer un bail, assurez-vous que le bien est publie et disponible. Le bien doit avoir une annonce active et un statut Disponible.

Consultez le guide Ajouter un bien si le bien n'est pas encore enregistre.

1.2 Enregistrer le locataire

Si le locataire n'existe pas encore dans votre agence, creez-le depuis Contrats & Locataires puis Mes locataires.

Information	Obligatoire	Description
Nom et prenom	Oui	Identite complete du locataire
Email	Oui	Permet l'activation de l'espace locataire
Telephone	Oui	Contact principal
Piece d'identite	Non	Document justificatif

Consultez le guide Creer un bail pour le detail de l'ajout d'un locataire.

1.3 Creer le bail

La creation du bail se deroule en 3 etapes dans l'assistant guide :

1. Selection du bien -- Choisir le bien (ou la chambre en colocation)
2. Tarifs -- Definir le loyer, les charges et la caution
3. Conditions -- Fixer la date de debut, la duree et le garant eventuel

Consultez le guide complet : Creer un bail.

Etape 2 -- Realiser l'etat des lieux d'entree

2.1 Creer l'inspection

Depuis Operations puis Check-in, creez une nouvelle inspection d'entree en selectionnant le bien et le locataire concerne.

Vous pouvez assigner l'inspection a un collaborateur qui se rendra sur place.

Consultez le guide : Etats des lieux.

2.2 Documenter chaque zone

Pour chaque piece et chaque element inspecte :

• Evaluez l'etat : Bon, Acceptable, Degrade ou Hors service
• Ajoutez des photos comme preuves visuelles
• Notez des commentaires pour les details importants
• Creez une issue si un probleme est detecte

2.3 Generer le rapport

Une fois l'inspection terminee :

1. Un score global est calcule automatiquement
2. Le rapport est sauvegarde dans le systeme
3. Partagez le rapport avec le locataire pour signature

Personnalisation

Configurez les zones et elements a inspecter selon vos besoins depuis la configuration des inspections.

Etape 3 -- Activer la facturation

3.1 Quittance recurrente

Configurez une quittance recurrente pour que le systeme genere automatiquement une quittance chaque mois a la date convenue.

Parametre	Description
Montant	Loyer + charges definis dans le bail
Frequence	Mensuelle (par defaut)
Date de debut	Date de debut du bail
Jour d'echeance	Jour du mois pour la generation

Consultez le guide : Quittances de loyer.

3.2 Premier paiement

Enregistrez le premier paiement du locataire :

1. Ouvrez la quittance generee
2. Enregistrez le paiement (montant, mode de paiement, date)
3. Le systeme met a jour le statut de la quittance

Consultez le guide : Paiements.

Etape 4 -- Informer le locataire

4.1 Espace locataire active

Des la creation du bail, le locataire peut acceder a son espace personnel pour :

• Consulter ses quittances et l'historique des paiements
• Payer en ligne directement depuis l'application
• Signaler un probleme via le module incidents

4.2 Message de bienvenue

Envoyez un message de bienvenue au locataire via la messagerie integree pour :

• Lui confirmer la bonne reception de son dossier
• Lui rappeler les informations pratiques (contacts, regles, etc.)
• L'inviter a telecharger l'application mobile

Checklist recapitulative

Etape	Action	Statut
1.1	Bien verifie et disponible
1.2	Locataire enregistre dans l'agence
1.3	Bail cree et PDF genere
2.1	Inspection d'entree creee et assignee
2.2	Toutes les zones documentees avec photos
2.3	Rapport genere et partage au locataire
3.1	Quittance recurrente configuree
3.2	Premier paiement enregistre
4.1	Espace locataire accessible
4.2	Message de bienvenue envoye

Automatisation

Les quittances recurrentes vous evitent de creer manuellement une quittance chaque mois. Configurez-les une seule fois et le systeme s'occupe du reste.