Réservations courte durée
Le module Réservations permet de gérer les locations courte durée de vos biens : création de réservations, suivi des paiements, check-in/check-out, calendrier de disponibilité et statistiques.
Prérequis
- Avoir le privilège Réservations activé sur votre profil collaborateur
- Avoir au moins un bien configuré dans votre agence
Accéder aux réservations
Menu latéral → Baux & Locataires → Réservations.
Le module est organisé en 3 onglets :
| Onglet | Description |
|---|---|
| Réservations | Liste des réservations avec filtres |
| Calendrier | Vue calendrier des disponibilités |
| Stats | Indicateurs (arrivées, départs, revenus) |
Cas d'usage : Créer une réservation
Étapes
- Appuyez sur +
- Renseignez :
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Bien | Oui | La propriété à réserver |
| Chambre / Unité | Non | L'unité spécifique (si le bien a plusieurs unités) |
| Nom du client | Oui | Nom complet du voyageur — max 255 car. |
| Email du client | Non | Pour envoyer les confirmations et rappels |
| Téléphone du client | Non | Numéro de contact — max 30 car. |
| Nombre de personnes | Non | Nombre de voyageurs (1 à 100, défaut : 1) |
| Date d'arrivée | Oui | Date de check-in (aujourd'hui ou future) |
| Date de départ | Oui | Date de check-out (doit être après l'arrivée) |
| Tarif par nuit | Non | Prix par nuitée |
| Demandes spéciales | Non | Besoins particuliers du client — max 1 000 car. |
- Validez — la réservation est créée en statut En attente
Calculs automatiques
- Nombre de nuits : calculé automatiquement (départ - arrivée)
- Prix total : nuits × tarif par nuit
- Référence : générée automatiquement (ex : RES-A4B2C1)
Vérification de disponibilité
Le système vérifie automatiquement qu'il n'y a pas de chevauchement avec une réservation existante sur le même bien/unité. Si un conflit est détecté, la création est refusée.
Notification
Si l'email du client est renseigné, un email de confirmation lui est envoyé automatiquement.
Cas d'usage : Cycle de vie d'une réservation
Transitions autorisées
| Statut actuel | Peut passer à |
|---|---|
| En attente | Confirmée, Annulée |
| Confirmée | En cours (check-in), Annulée |
| En cours | Terminée (check-out) |
| Terminée | (statut final) |
| Annulée | (statut final) |
Actions automatiques à chaque transition
| Transition | Effet |
|---|---|
| → Confirmée | Email de confirmation envoyé au client ; la chambre reste en statut Réservée |
| → En cours | Heure de check-in enregistrée ; la chambre passe en statut Occupée |
| → Terminée | Heure de check-out enregistrée ; la chambre passe en statut Disponible ; tâche ménage check-out créée automatiquement |
| → Annulée | Motif d'annulation enregistré ; la chambre redevient Disponible |
Cas d'usage : Gérer les paiements
Statuts de paiement
| Statut | Signification |
|---|---|
| Non payé | Aucun paiement reçu |
| Partiel | Acompte versé, solde restant |
| Payé | Montant total réglé |
| Remboursé | Remboursement effectué |
Enregistrer un paiement
- Ouvrez le détail d'une réservation
- Appuyez sur Paiement
- Sélectionnez le statut de paiement
- Saisissez le montant payé (si partiel)
- Validez
Confirmation de paiement
Lorsque le paiement passe à Payé pour la première fois, un email de confirmation de paiement est envoyé au client.
Le solde restant est calculé automatiquement : prix total – montant payé.
Cas d'usage : Rappels automatiques
Le système envoie des rappels automatiques par email :
| Type de rappel | Déclencheur | Destinataire |
|---|---|---|
| Rappel check-in | J-1 avant l'arrivée (réservation confirmée) | Client |
| Rappel paiement | J-3 avant l'arrivée si paiement non complet | Client |
Statistiques
L'onglet Stats affiche :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Arrivées aujourd'hui | Réservations avec check-in prévu aujourd'hui |
| Départs aujourd'hui | Réservations avec check-out prévu aujourd'hui |
| Réservations actives | Confirmées + en cours |
| En attente | Réservations non encore confirmées |
| Revenus du mois | Total des prix des réservations du mois (hors annulées) |
| Montant encaissé | Total des paiements reçus ce mois |
Filtrer et rechercher
| Filtre | Options |
|---|---|
| Statut | En attente, Confirmée, En cours, Terminée, Annulée |
| Paiement | Non payé, Partiel, Payé, Remboursé |
| Bien | Par propriété |
| Recherche | Par nom du client, référence ou email |
Bonnes pratiques
- Confirmez rapidement les réservations en attente pour rassurer le client
- Renseignez l'email du client pour bénéficier des notifications automatiques (confirmation, rappels)
- Suivez les paiements régulièrement et relancez les impayés avant le check-in
- Consultez le calendrier avant de créer une réservation pour vérifier visuellement les disponibilités
FAQ
Puis-je modifier les dates d'une réservation confirmée ? Non directement. Annulez la réservation existante et créez-en une nouvelle avec les bonnes dates.
Que se passe-t-il si deux réservations se chevauchent ? Le système bloque la création. Un message d'erreur indique le conflit de dates.
Puis-je supprimer une réservation en cours ? Non. Seules les réservations en attente ou annulées peuvent être supprimées.