Rôles & Privilèges
eGuardImmo vous permet de contrôler précisément ce que chaque collaborateur de votre agence peut voir et faire dans l'application. Chaque collaborateur se voit attribuer un rôle qui détermine ses privilèges (accès aux fonctionnalités).
Comment ça fonctionne ?
Quand vous ajoutez un collaborateur à votre agence, vous lui assignez un rôle. Ce rôle lui donne automatiquement un ensemble de privilèges. Vous pouvez ensuite ajuster ces accès individuellement si besoin.
Bonne pratique
Attribuez toujours le rôle avec le minimum d'accès nécessaires. Vous pourrez toujours en ajouter par la suite.
Les rôles prédéfinis
L'application propose 4 rôles prêts à l'emploi que vous pouvez assigner directement :
Administrateur
Le bras droit du propriétaire du compte. Il peut tout gérer au sein de l'agence : propriétés, locataires, finances, collaborateurs, planning, etc. Seule restriction : il ne peut pas modifier les paramètres de l'agence.
Idéal pour : un associé, un directeur d'agence, un responsable de gestion.
Propriétaire
Un propriétaire de biens qui utilise l'application pour suivre ses propriétés, ses finances et ses locataires. Il a accès aux éléments qui le concernent directement.
Idéal pour : un bailleur qui souhaite consulter l'état de ses biens et de ses revenus locatifs.
Accès principaux : propriétés, baux, locataires (consultation), quittances, paiements, dépenses, inspections, recouvrement, statistiques.
Gestionnaire
Le collaborateur du quotidien. Il gère les biens, les locataires, les réservations, le ménage et les interventions techniques. Il ne peut pas supprimer certains éléments sensibles (baux, paiements).
Idéal pour : un gestionnaire locatif, un chargé de location, un property manager.
Accès principaux : propriétés, baux (sans suppression), locataires, quittances, réservations, ménage, demandes de service, inspections, inventaire.
Technicien
Un accès limité aux tâches techniques. Le technicien peut consulter et mettre à jour les éléments qui le concernent, sans créer ni supprimer.
Idéal pour : un agent de maintenance, un prestataire technique, un homme à tout faire.
Accès principaux : consultation du planning, de l'inventaire, des demandes de service, du ménage, des inspections et de la maintenance. Il peut mettre à jour l'avancement de ses interventions.
Tableau récapitulatif des accès
Ce tableau résume ce que chaque rôle peut faire par module. Les symboles indiquent les actions disponibles.
| Administrateur | Propriétaire | Gestionnaire | Technicien | |
|---|---|---|---|---|
| Propriétés | Tout | Tout | Voir, créer, modifier | — |
| Baux | Tout | Tout | Voir, créer, modifier | — |
| Locataires | Tout + import | Voir, modifier | Tout + import | — |
| Quittances | Tout + envoi | Tout + envoi | Voir, créer, modifier + envoi | — |
| Paiements | Tout | Tout | Voir, créer | — |
| Dépenses | Tout | Tout | Voir, créer, modifier | — |
| Types de dépenses | Tout | Voir | Voir | — |
| Collaborateurs | Tout | Voir | Voir | — |
| Inventaire | Tout | Voir | Voir, créer, modifier | Voir |
| Planning | Tout + publier | — | Voir | Voir |
| Réservations | Tout | — | Tout | — |
| Ménage | Tout | — | Tout | Voir, modifier |
| Fournisseurs | Tout | — | — | — |
| Contrats de service | Tout | Voir | Voir | — |
| Demandes de service | Tout + assigner | — | Voir, créer, modifier + assigner | Voir, modifier |
| Inspections | Tout | Voir, créer, modifier | Voir, créer, modifier | Voir, modifier |
| Recouvrement | Tout | Voir, créer, modifier | Voir | — |
| Maintenance | Tout | — | Voir | Voir, modifier |
| Paramètres agence | Statistiques | Statistiques | — | — |
| Tableau de bord | Oui | Oui | Oui | Oui |
« Tout » = voir, créer, modifier et supprimer.
Rôles non assignables
Le Super Admin (propriétaire du compte) est attribué automatiquement à la création du compte et ne peut pas être assigné à un autre collaborateur. Le rôle Locataire est également automatique et géré séparément.
Créer un rôle personnalisé
Si les rôles prédéfinis ne correspondent pas à votre organisation, vous pouvez créer vos propres rôles avec les accès de votre choix.
Étapes
- Allez dans Collaborateurs > Rôles
- Appuyez sur Créer un rôle
- Donnez un nom et une description à votre rôle (ex. : « Comptable », « Agent terrain »)
- Cochez les accès que vous souhaitez attribuer
- Validez
Ce qu'il faut savoir
- Vous ne pouvez attribuer que les accès que vous possédez vous-même. Par exemple, si vous n'avez pas accès aux fournisseurs, vous ne pourrez pas donner cet accès à un rôle personnalisé.
- Un rôle personnalisé peut être modifié ou supprimé à tout moment, sauf s'il est utilisé par un collaborateur actif.
- Les modifications d'un rôle personnalisé n'affectent pas les collaborateurs qui l'utilisent déjà. Leurs accès sont figés au moment de l'assignation.
Attention
La suppression d'un rôle personnalisé n'est possible que s'il n'est assigné à aucun collaborateur actif. Réassignez d'abord ces collaborateurs à un autre rôle.
Personnaliser les accès d'un collaborateur
Après avoir assigné un rôle à un collaborateur, vous pouvez ajuster ses accès individuellement :
- Allez dans Collaborateurs
- Sélectionnez le collaborateur concerné
- Dans la section Privilèges, ajoutez ou retirez des accès
- Les modifications prennent effet immédiatement
Cela vous permet d'avoir un contrôle fin sans avoir à créer un rôle personnalisé pour chaque cas particulier.
Règles de sécurité
Pour protéger votre agence, le système applique automatiquement ces règles :
- Hiérarchie : vous ne pouvez assigner que des rôles de niveau inférieur ou égal au vôtre. Un Gestionnaire ne peut pas créer un Administrateur.
- Anti-escalade : impossible d'attribuer un accès que vous ne possédez pas vous-même.
- Isolation : les rôles personnalisés de votre agence ne sont visibles que par votre agence.
Liste complète des accès par module
Propriétés
- Créer une annonce immobilière
- Consulter les annonces
- Modifier une annonce
- Supprimer une annonce
- Publier ou dépublier une annonce
Baux
- Créer un bail locatif
- Consulter les baux
- Modifier un bail (renouvellement, options)
- Résilier ou supprimer un bail
Locataires
- Ajouter un locataire
- Consulter la liste des locataires
- Modifier les informations d'un locataire
- Supprimer un locataire
- Importer des locataires depuis un fichier Excel
Quittances
- Créer une quittance de loyer
- Consulter les quittances
- Modifier une quittance
- Annuler une quittance
- Envoyer une quittance au locataire
Paiements
- Enregistrer un paiement
- Consulter les paiements et le récapitulatif
- Supprimer un paiement
Dépenses
- Enregistrer une dépense
- Consulter les dépenses
- Modifier une dépense
- Supprimer une dépense
Types de dépenses
- Créer un type de dépense
- Consulter les types de dépenses
- Modifier un type de dépense
- Supprimer un type de dépense
Collaborateurs
- Ajouter un collaborateur
- Consulter la liste des collaborateurs
- Modifier un collaborateur
- Supprimer un collaborateur
Inventaire
- Ajouter un article ou mouvement de stock
- Consulter l'inventaire et les mouvements
- Modifier un article
- Supprimer un article
Planning
- Créer un planning de travail
- Consulter le planning et les affectations
- Modifier un créneau ou une affectation
- Supprimer un planning
- Publier un planning
Réservations
- Créer une réservation de visite
- Consulter les réservations et le calendrier
- Mettre à jour le statut ou le paiement
- Supprimer une réservation
Ménage
- Créer une tâche de ménage
- Consulter les tâches
- Modifier une tâche
- Supprimer une tâche
Fournisseurs
- Ajouter un fournisseur
- Consulter la liste des fournisseurs
- Modifier un fournisseur
- Supprimer un fournisseur
Contrats de service
- Créer un contrat de service
- Consulter les contrats
- Modifier ou résilier un contrat
- Supprimer un contrat
Demandes de service
- Créer une demande de service
- Consulter les demandes
- Modifier une demande
- Supprimer une demande
- Assigner une demande à un collaborateur
Inspections
- Créer une inspection de bien
- Consulter les inspections
- Modifier une inspection
- Supprimer une inspection
Recouvrement
- Créer une procédure de recouvrement
- Consulter les procédures
- Modifier ou escalader une procédure
- Supprimer une procédure
Maintenance
- Créer un équipement, plan ou intervention
- Consulter les équipements et interventions
- Modifier un équipement ou intervention
- Supprimer un équipement ou intervention
Agence
- Modifier les informations de l'agence
- Consulter les statistiques
Tableau de bord
- Accéder au tableau de bord