Fournisseurs & Contrats
Le module Fournisseurs centralise vos prestataires (plombier, électricien, entreprise de nettoyage, etc.) et permet de suivre les contrats de service associés avec alertes d'expiration.
Prérequis
- Avoir le privilège Fournisseurs activé (pour les fournisseurs)
- Avoir le privilège Contrats de service activé (pour les contrats)
Vue d'ensemble
Le module est organisé en 3 onglets :
| Onglet | Description |
|---|---|
| Fournisseurs | Annuaire de vos prestataires |
| Contrats | Contrats de service en cours et archivés |
| Stats | Fournisseurs actifs, contrats, montants, expirations |
Cas d'usage : Ajouter un fournisseur
Étapes
- Menu latéral → Opérations → Fournisseurs
- Onglet Fournisseurs → appuyez sur +
- Renseignez :
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Nom ou raison sociale — max 150 car. |
| Catégorie | Oui | Type de prestation (voir ci-dessous) |
| Nom du contact | Non | Personne de contact — max 100 car. |
| Non | Adresse email de contact | |
| Téléphone | Non | Numéro de téléphone — max 30 car. |
| Adresse | Non | Adresse postale — max 2 000 car. |
| Ville | Non | Ville — max 100 car. |
| Pays | Non | Pays — max 100 car. |
| N° fiscal (SIRET/TVA) | Non | Identifiant fiscal — max 50 car. |
| Site web | Non | URL du site internet |
| Note (évaluation) | Non | Évaluation interne de 0 à 5 étoiles |
| Notes | Non | Informations complémentaires — max 2 000 car. |
Catégories de fournisseurs
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Général | Fournisseur multi-services |
| Nettoyage | Entreprise de ménage |
| Maintenance | Maintenance générale |
| Plomberie | Plombier, chauffagiste |
| Électricité | Électricien |
| CVC | Chauffage, ventilation, climatisation |
| Espaces verts | Jardinier, paysagiste |
| Sécurité | Société de surveillance, gardiennage |
| Mobilier | Fournisseur de meubles |
| Électroménager | Appareils ménagers |
| Informatique | Services IT |
| Autre | Divers |
- Validez — le fournisseur est créé avec le statut Actif
Statuts des fournisseurs
| Statut | Signification |
|---|---|
| Actif | Fournisseur en activité, disponible pour les contrats |
| Inactif | Fournisseur temporairement non utilisé |
| Suspendu | Fournisseur suspendu (problème qualité, litige) |
| Liste noire | Fournisseur exclu définitivement |
Suppression
Un fournisseur ne peut être supprimé que s'il n'a aucun contrat actif. Passez ses contrats en « Résilié » avant de supprimer le fournisseur.
Cas d'usage : Créer un contrat de service
Étapes
- Onglet Contrats → appuyez sur +
- Renseignez :
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Fournisseur | Oui | Le prestataire associé |
| Bien associé | Non | La propriété concernée (si spécifique) |
| Titre | Oui | Intitulé du contrat — max 200 car. |
| Description | Non | Détails de la prestation — max 5 000 car. |
| Date de début | Oui | Date d'entrée en vigueur |
| Date de fin | Non | Date d'expiration (si applicable) |
| Montant | Oui | Montant du contrat (en €) |
| Fréquence | Oui | Ponctuel, Hebdomadaire, Bimensuel, Mensuel, Trimestriel, Semestriel ou Annuel |
| Renouvellement auto | Non | Renouvellement automatique à échéance |
| Délai de préavis | Non | Nombre de jours avant expiration pour notifier (défaut : 30 jours, max 365) |
| Personne de contact | Non | Référent pour ce contrat — max 100 car. |
| Document | Non | Pièce jointe (PDF, DOC, DOCX, JPG, PNG — max 5 Mo) |
- Validez — le contrat est créé en statut Brouillon
Cas d'usage : Cycle de vie d'un contrat
Activer un contrat
- Ouvrez le détail d'un contrat en Brouillon
- Appuyez sur Activer
- Le contrat passe en statut Actif
Résilier un contrat
- Ouvrez le détail d'un contrat Actif
- Appuyez sur Résilier
- Le contrat passe en statut Résilié
Suppression
Un contrat actif ne peut pas être supprimé. Résiliez-le d'abord, puis supprimez-le si nécessaire.
Cas d'usage : Gérer les alertes d'expiration
Lorsqu'un contrat actif approche de sa date de fin (dans les 30 jours par défaut) :
- Les collaborateurs actifs reçoivent un email d'alerte avec les détails du contrat
- Le contrat apparaît dans le compteur Contrats expirant bientôt dans les stats
Réagir à une alerte
- Renouveler : créez un nouveau contrat ou passez le statut à Renouvelé puis Actif
- Laisser expirer : le contrat passera automatiquement en statut Expiré
- Résilier : si vous changez de fournisseur
Statistiques
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Fournisseurs actifs | Nombre de fournisseurs en statut Actif |
| Contrats actifs | Nombre de contrats en cours |
| Contrats expirant bientôt | Contrats actifs expirant dans les 30 prochains jours |
| Montant total actif | Somme des montants de tous les contrats actifs |
Bonnes pratiques
- Centralisez tous vos prestataires dans l'annuaire, même ceux sans contrat formel
- Ajoutez le document du contrat (scan PDF) pour y accéder facilement depuis l'application
- Évaluez régulièrement vos fournisseurs (note sur 5) pour guider vos choix futurs
- Configurez le délai de préavis pour avoir le temps de renouveler ou changer de fournisseur
- Liez les fournisseurs aux articles d'inventaire pour savoir qui contacter pour le réapprovisionnement
FAQ
Puis-je associer un fournisseur à une intervention de maintenance ? Oui, les fournisseurs enregistrés ici sont disponibles dans le module Maintenance pour les associer aux interventions.
Le renouvellement automatique crée-t-il un nouveau contrat ? Non, le statut passe à « Renouvelé ». Vous devez ensuite le réactiver pour le remettre en statut Actif.
Que se passe-t-il si je supprime un fournisseur ? La suppression est douce (les données sont archivées). Les contrats existants conservent la référence au fournisseur.