Gestion d'un impaye de loyer
De la detection d'un retard de paiement jusqu'a la resolution : le processus complet de recouvrement amiable et juridique.
Modules impliques : Quittances, Paiements, Recouvrement, Messagerie
Vue d'ensemble du processus
Le diagramme suivant illustre le parcours complet, de l'alerte initiale jusqu'a la resolution, avec les escalades progressives en cas de non-paiement.
Etape 1 -- Detecter l'impaye
1.1 Quittance en retard
Le systeme marque automatiquement les quittances dont la date d'echeance est depassee. Le statut passe de En attente a En retard.
Pour consulter les quittances en retard :
- Menu lateral --> Finances --> Quittances
- Utilisez le filtre de statut et selectionnez En retard
- La liste affiche les quittances concernees avec le montant du et la date d'echeance
Statuts des quittances
Pour comprendre le cycle de vie complet d'une quittance (en attente, partiellement payee, payee, en retard), consultez le guide Quittances de loyer.
1.2 Alertes dashboard
Le dashboard de l'agence affiche en permanence :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Quittances en retard | Nombre total de quittances dont l'echeance est depassee |
| Montant total du | Somme des impayees en cours |
| Locataires concernes | Nombre de locataires en situation d'impaye |
Ces indicateurs vous permettent de reagir rapidement sans avoir a consulter chaque quittance individuellement.
Etape 2 -- Phase amiable
2.1 Contacter le locataire
Avant d'ouvrir un dossier formel, privilegiez le contact direct via la messagerie integree :
- Menu lateral --> Messagerie
- Ouvrez la conversation avec le locataire concerne (ou creez-en une)
- Redigez un message de rappel en precisant :
- Le montant du
- La date d'echeance depassee
- Un delai raisonnable pour regulariser (7 jours recommandes)
Ton du message
Restez courtois et factuel. Un simple oubli est souvent a l'origine d'un retard. Le premier contact doit etre bienveillant et informatif.
2.2 Ouvrir un dossier de recouvrement
Si le locataire ne repond pas ou ne regularise pas dans le delai accorde :
- Menu lateral --> Finances --> Recouvrement
- Appuyez sur + pour creer un nouveau dossier
- Renseignez les informations requises (locataire, bien, montant, date de debut)
Le dossier demarre en phase Amiable. Pour le detail des champs et des actions disponibles, consultez le guide Suivi du recouvrement.
Etape 3 -- Escalade progressive
Le processus d'escalade suit un arbre de decision strict. A chaque etape, verifiez si un paiement a ete recu avant de passer a la phase suivante.
3.1 Rappel amiable
- Declencheur : Quittance en retard, aucun paiement recu
- Action : Envoi d'un rappel via la messagerie ou par email
- Delai : 7 jours pour regulariser
- Dans l'application : Depuis le dossier de recouvrement, utilisez l'action Envoyer un rappel
3.2 Relance formelle
- Declencheur : Aucune reponse apres le rappel amiable
- Action : Depuis le dossier, appuyez sur Escalader pour passer en phase Relance, puis envoyez une relance ecrite formelle
- Delai : 15 jours supplementaires pour regulariser
- Contenu : Montant du, historique des rappels, consequences en cas de non-paiement
3.3 Mise en demeure
- Declencheur : Aucune reponse apres la relance formelle
- Action : Depuis le dossier, appuyez sur Escalader puis Generer mise en demeure pour produire le document PDF officiel
- Delai : 30 jours pour regulariser
- Valeur juridique : Ce document constitue une preuve en cas de procedure ulterieure
Escalade irreversible
Une fois le dossier escalade a la phase suivante, il n'est pas possible de revenir en arriere. Assurez-vous d'avoir epuise les options de la phase actuelle avant d'escalader. Voir Phases d'escalade.
3.4 Contentieux
- Declencheur : Aucune reponse apres la mise en demeure
- Action : Escalade en phase Contentieux, engagement d'une action juridique
- Dans l'application : Consignez chaque action (appel avocat, assignation, audience) via Ajouter une action dans le dossier
Delais recommandes par phase
| Phase | Delai accorde | Delai cumule | Action principale |
|---|---|---|---|
| Amiable | 7 jours | 7 jours | Message de rappel |
| Relance | 15 jours | 22 jours | Relance formelle ecrite |
| Mise en demeure | 30 jours | 52 jours | Document officiel PDF |
| Contentieux | Variable | Variable | Procedure juridique |
Etape 4 -- Resolution
4.1 Paiement recu
Lorsque le locataire regularise sa situation :
- Enregistrez le paiement depuis Finances --> Paiements (voir guide Paiements)
- La quittance passe au statut Payee
- Depuis le dossier de recouvrement, appuyez sur Cloturer
4.2 Echelonnement
Si le locataire ne peut pas payer la totalite en une fois :
- Convenez d'un plan de paiement (montants et dates)
- Consignez l'accord dans les notes du dossier via Modifier les notes
- Suivez les paiements partiels -- la quittance passera en Partiellement payee puis Payee
- Cloturez le dossier une fois le plan integralement honore
4.3 Cloturer le dossier
Depuis le detail du dossier de recouvrement :
- Appuyez sur Cloturer
- Le dossier est archive avec l'historique complet des actions
Export PDF
Avant de cloturer, exportez le dossier en PDF via l'icone PDF. Ce document recapitulatif (locataire, montants, historique des actions) peut servir de piece justificative.
Checklist recapitulative
- [ ] Identifier les quittances en retard (Finances --> Quittances --> filtre En retard)
- [ ] Contacter le locataire via la messagerie
- [ ] Ouvrir un dossier de recouvrement si pas de reponse sous 7 jours
- [ ] Escalader progressivement : Amiable --> Relance --> Mise en demeure --> Contentieux
- [ ] Enregistrer chaque paiement recu
- [ ] Cloturer le dossier apres resolution
- [ ] Exporter le dossier PDF pour archivage
Delais legaux
Respectez les delais legaux entre chaque phase d'escalade. La mise en demeure doit laisser un delai raisonnable au locataire pour regulariser. En cas de doute, consultez un professionnel du droit immobilier avant d'engager une procedure contentieuse.