Journee type d'un gestionnaire
Un guide pratique pour organiser votre journee de travail avec eGuardImmo : les verifications matinales, les actions de la journee et le suivi en fin de journee.
Vue d'ensemble de la journee
Matin -- Revue du dashboard
Verifier les indicateurs cles
Chaque matin, commencez par le Dashboard pour avoir une vue d'ensemble de votre activite. Les indicateurs cles vous signalent immediatement les actions prioritaires.
| Indicateur | Module | Action si alerte |
|---|---|---|
| Quittances en retard | Dashboard - Finances | Envoyer rappel ou ouvrir recouvrement |
| Baux expirant bientot | Dashboard - Baux | Contacter locataire pour renouvellement |
| Taches en attente | Dashboard - Taches | Assigner ou relancer collaborateurs |
| Messages non lus | Messagerie | Repondre aux demandes |
| Interventions du jour | Maintenance | Verifier avancement |
| Demandes de service | Incidents | Evaluer et traiter |
Consulter le planning du jour
Verifiez le planning de l'equipe pour connaitre :
- Les shifts des collaborateurs presents
- Les inspections prevues (check-in, check-out)
- Les interventions de maintenance planifiees
- Les reservations avec arrivee ou depart du jour
Matinee -- Actions prioritaires
Traiter les impayes
Les quittances en retard necessitent une action rapide :
- Consultez la liste des quittances en retard
- Envoyez un rappel au locataire via la messagerie
- Si le retard depasse le delai convenu, initiez une procedure de recouvrement
Consultez le guide : Recouvrement.
Valider les taches terminees
Passez en revue les taches marquees comme terminees par vos collaborateurs :
- Verifiez la qualite des interventions (photos, commentaires)
- Validez ou demandez des corrections
- Cloturez les taches conformes
Repondre aux messages
Traitez les messages en attente par ordre de priorite :
- Locataires -- demandes urgentes, signalements de pannes
- Collaborateurs -- questions sur les taches en cours
- Fournisseurs -- confirmations d'interventions, devis
Consultez le guide : Conversations.
Apres-midi -- Operations terrain
Superviser les inspections
Si des inspections sont prevues (check-in ou check-out), suivez leur avancement :
- Verifiez que le collaborateur assigne est bien sur place
- Consultez le rapport en temps reel
- Reagissez rapidement si des issues sont detectees
Consultez le guide : Etats des lieux.
Suivre les interventions
Pour les interventions de maintenance en cours :
- Verifiez le statut (Planifiee, En cours, Terminee)
- Contactez le technicien si un retard est constate
- Enregistrez les depenses une fois l'intervention terminee
Consultez le guide : Interventions.
Gerer les reservations
Pour la location courte duree, traitez les reservations du jour :
- Confirmez les nouvelles reservations
- Mettez a jour le calendrier
- Coordonnez le housekeeping entre les departs et les arrivees
Consultez le guide : Reservations.
Fin de journee -- Bilan
Verifier les taches completees
Faites le point sur les taches de la journee :
- Combien de taches ont ete completees ?
- Reste-t-il des taches en retard a reporter ?
- Y a-t-il des blocages a escalader ?
Planifier le lendemain
Preparez la journee suivante :
- Creez les assignations pour les collaborateurs
- Planifiez les inspections a venir
- Verifiez les reservations du lendemain
Consultez le guide : Planning equipe.
Consulter les statistiques
Terminez par une vue d'ensemble de la performance :
| Statistique | Ce qu'elle indique |
|---|---|
| Taux d'occupation | Pourcentage de biens occupes |
| Recettes du mois | Somme des paiements encaisses |
| Taux de recouvrement | Pourcentage de quittances payees |
| Interventions en cours | Nombre de travaux non termines |
| Satisfaction locataires | Evaluation moyenne des services |
Interactions type de la journee
Raccourcis utiles
| Action | Acces rapide |
|---|---|
| Voir les alertes | Dashboard (page d'accueil) |
| Envoyer un message | Messagerie |
| Creer une tache | Taches - Nouvelle tache |
| Planifier une inspection | Inspections - Nouveau check-in/out |
| Enregistrer un paiement | Paiements |
| Ajouter une depense | Depenses |
| Consulter le planning | Planning equipe |
| Gerer les reservations | Calendrier |
| Signaler un incident | Demandes de service |
| Gerer les fournisseurs | Fournisseurs |
Routine quotidienne
Prenez l'habitude de commencer chaque journee par le dashboard. Les alertes vous indiquent immediatement les actions prioritaires et vous evitent de passer a cote d'une echeance importante.