Inventaire & Stock
Le module Inventaire permet de suivre le stock de fournitures et consommables de vos propriétés : produits de nettoyage, draps, ampoules, articles de toilette, etc. Il enregistre chaque mouvement de stock et vous alerte lorsqu'un article passe en dessous du seuil minimum.
Prérequis
- Avoir le privilège Inventaire activé sur votre profil collaborateur
Vue d'ensemble
Le module est organisé en 3 onglets :
| Onglet | Description |
|---|---|
| Articles | Liste des articles en stock avec filtres |
| Mouvements | Historique complet des entrées et sorties |
| Stats | Indicateurs (valeur totale, articles les plus consommés, alertes) |
Cas d'usage : Ajouter un article au stock
Étapes
- Menu latéral → Opérations → Inventaire
- Onglet Articles → appuyez sur +
- Renseignez :
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Nom de l'article (ex : « Draps 2 places », « Savon liquide ») |
| Catégorie | Oui | Type d'article (voir liste ci-dessous) |
| Unité de mesure | Oui | Pièce, litre, kg, rouleau, etc. |
| Bien associé | Non | La propriété où est stocké l'article |
| Seuil minimum | Non | Quantité en dessous de laquelle une alerte est déclenchée |
| Stock maximum | Non | Capacité maximale de stockage |
| Coût unitaire | Non | Prix d'achat par unité (pour le suivi de la valeur) |
| Fournisseur | Non | Nom du fournisseur habituel |
| Emplacement | Non | Lieu de stockage (ex : « Réserve A, étagère 2 ») |
| Notes | Non | Informations complémentaires (max 2 000 caractères) |
Catégories disponibles
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Nettoyage | Détergent, éponges, balai |
| Literie | Draps, oreillers, couvertures |
| Articles de toilette | Savon, shampoing, papier toilette |
| Cuisine | Vaisselle, couverts, torchons |
| Bureau | Stylos, papier, cartouches |
| Outils | Tournevis, perceuse, ruban |
| Électronique | Ampoules, câbles, télécommandes |
| Mobilier | Chaises, tables, étagères |
| Sécurité | Extincteurs, détecteurs fumée |
| Autre | Divers |
- Validez — l'article est créé avec un stock initial à 0
Référence
Chaque article reçoit une référence unique (ex : INV-A3F2E8) pour le suivi.
Cas d'usage : Enregistrer un mouvement de stock
Chaque modification de quantité est tracée comme un mouvement avec un historique complet.
Types de mouvements
| Type | Effet | Utilisation |
|---|---|---|
| Entrée | +stock | Réception d'une livraison, achat |
| Sortie | -stock | Consommation, utilisation lors d'un ménage |
| Ajustement | +/-stock | Correction après inventaire physique |
| Transfert | -stock | Déplacement vers une autre propriété |
| Perte | -stock | Vol, casse, péremption |
| Retour | +stock | Article retourné par un fournisseur |
Étapes
- Ouvrez le détail d'un article
- Appuyez sur Ajouter un mouvement
- Renseignez :
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Type | Oui | Entrée, Sortie, Ajustement, Transfert, Perte ou Retour |
| Quantité | Oui | Nombre d'unités (minimum 1) |
| Bien | Non | Propriété concernée |
| Chambre / Unité | Non | Chambre spécifique (si applicable) |
| Tâche ménage | Non | Lier le mouvement à une tâche de housekeeping |
| Motif | Non | Raison du mouvement (max 500 caractères) |
| Notes | Non | Informations complémentaires (max 2 000 caractères) |
Stock négatif
Le système interdit les mouvements qui rendraient le stock négatif. Si vous tentez une sortie de 5 unités alors qu'il n'en reste que 3, l'opération sera refusée.
Ajustement rapide
Pour corriger rapidement un écart d'inventaire :
- Depuis le détail d'un article, appuyez sur Ajuster
- Saisissez la quantité (positive pour ajouter, négative pour retirer)
- Indiquez obligatoirement un motif (ex : « Inventaire physique du 15/03 »)
Cas d'usage : Gérer les alertes de stock bas
Lorsqu'un mouvement fait passer le stock en dessous du seuil minimum :
- L'article est signalé visuellement dans la liste (badge rouge)
- Un email d'alerte est envoyé à tous les collaborateurs actifs de l'agence
- L'email contient : nom de l'article, stock actuel, seuil minimum, fournisseur et emplacement
Consulter les articles en alerte
Onglet Articles → filtre Stock bas pour afficher uniquement les articles sous le seuil.
Cas d'usage : Activer/Désactiver un article
Si un article n'est plus utilisé temporairement :
- Ouvrez le détail de l'article
- Appuyez sur Désactiver
- L'article n'apparaît plus dans les listes courantes mais son historique est conservé
Pour le réactiver, appuyez sur Activer depuis le même écran.
Suppression
Un article ne peut être supprimé que s'il n'a aucun mouvement enregistré. Si des mouvements existent, désactivez-le plutôt.
Statistiques
L'onglet Stats affiche :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Total articles | Nombre total d'articles (actifs + inactifs) |
| Articles actifs | Articles actuellement en service |
| En alerte | Articles sous le seuil minimum |
| Valeur totale | Somme de (stock × coût unitaire) pour tous les articles actifs |
| Mouvements ce mois | Nombre de mouvements enregistrés ce mois |
| Top 5 consommés | Les 5 articles les plus utilisés (sorties) ce mois |
Bonnes pratiques
- Définissez un seuil minimum pour chaque article courant afin d'être alerté avant la rupture
- Enregistrez chaque mouvement au moment où il se produit (après chaque ménage, livraison, etc.)
- Liez les sorties aux tâches de ménage pour suivre la consommation par opération
- Faites un inventaire physique mensuel et utilisez l'ajustement pour corriger les écarts
- Renseignez le coût unitaire pour suivre la valeur de votre stock et vos dépenses
FAQ
Puis-je lier un article à un fournisseur du module Fournisseurs ? Oui, si vous avez des fournisseurs enregistrés dans le module Fournisseurs, vous pouvez les associer à vos articles d'inventaire.
Les mouvements peuvent-ils être supprimés ? Non. L'historique des mouvements est immuable pour garantir la traçabilité. En cas d'erreur, utilisez un mouvement d'ajustement pour corriger.
Puis-je suivre le stock de plusieurs propriétés ? Oui, chaque article peut être associé à un bien spécifique, et les mouvements peuvent référencer un bien et une chambre.