Planning d'équipe
Le module Shifts & Planning permet d'organiser les horaires de travail de vos collaborateurs : définition de créneaux, assignation quotidienne, gestion des indisponibilités et vue planning hebdomadaire.
Prérequis
- Avoir le privilège Shifts activé sur votre profil collaborateur
- Avoir des collaborateurs actifs dans votre agence
Vue d'ensemble
Le module est organisé en 4 onglets :
| Onglet | Description |
|---|---|
| Planning | Vue hebdomadaire de toutes les assignations |
| Shifts | Définition des créneaux horaires types |
| Assignations | Affectation individuelle des collaborateurs |
| Indisponibilités | Congés, absences, repos |
Cas d'usage : Créer un créneau horaire (Shift)
Un shift est un modèle de créneau de travail réutilisable (ex : « Matin 8h-14h »).
Étapes
- Allez dans l'onglet Shifts
- Appuyez sur +
- Renseignez les champs :
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Nom du créneau (ex : « Matin », « Soir ») — max 100 caractères |
| Type | Oui | Matin, Après-midi, Soir, Nuit, Journée complète ou Personnalisé |
| Heure de début | Oui | Début du créneau (format HH:MM) |
| Heure de fin | Oui | Fin du créneau (doit être après le début) |
| Couleur | Non | Code couleur pour l'affichage dans le planning (format #RRGGBB) |
| Description | Non | Détails complémentaires (max 2 000 caractères) |
| Récurrent | Non | Activer si le créneau se répète chaque semaine |
| Jours de récurrence | Non | Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi, Dimanche |
- Enregistrez — le shift est créé en statut Brouillon
Publier un shift
Un shift en brouillon n'est pas visible par les collaborateurs. Pour le rendre actif :
- Ouvrez le détail du shift
- Appuyez sur Publier
- Le shift passe en statut Publié et devient disponible pour les assignations
Modification
Une fois publié, un shift ne peut plus être modifié. Créez un nouveau shift si les horaires changent.
Cas d'usage : Assigner un collaborateur à un shift
Étapes
- Allez dans l'onglet Assignations
- Appuyez sur +
- Renseignez :
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Collaborateur | Oui | La personne à assigner |
| Shift | Oui | Le créneau horaire |
| Date | Oui | Le jour de l'assignation |
| Heure de début | Non | Horaire personnalisé (écrase celui du shift) |
| Heure de fin | Non | Horaire personnalisé (écrase celui du shift) |
| Notes | Non | Remarques (max 2 000 caractères) |
- Validez — le collaborateur est notifié par email
Notification
Le collaborateur reçoit un email l'informant de son assignation, sauf s'il s'est assigné lui-même.
Contrôles automatiques
Le système vérifie automatiquement :
- Pas de doublon : un collaborateur ne peut pas être assigné deux fois au même shift le même jour
- Pas de conflit : si le collaborateur a une indisponibilité approuvée ce jour-là, l'assignation est refusée
Cas d'usage : Gérer les indisponibilités
Déclarer une indisponibilité
- Allez dans l'onglet Indisponibilités
- Appuyez sur +
- Renseignez :
| Champ | Requis | Description |
|---|---|---|
| Collaborateur | Oui | La personne concernée |
| Type | Oui | Congé, Maladie, Personnel, Formation ou Autre |
| Date de début | Oui | Premier jour d'absence |
| Date de fin | Oui | Dernier jour d'absence (≥ date de début) |
| Motif | Non | Raison de l'indisponibilité (max 2 000 caractères) |
- Validez — la demande est créée en statut En attente d'approbation
Workflow d'approbation
Approuver une indisponibilité
- Ouvrez le détail de l'indisponibilité en attente
- Appuyez sur Approuver
- Les jours concernés sont bloqués dans le planning
Important
Une fois approuvée, l'indisponibilité ne peut plus être modifiée (uniquement supprimée). Seules les indisponibilités approuvées bloquent les assignations.
Cas d'usage : Consulter le planning hebdomadaire
- Allez dans l'onglet Planning
- Sélectionnez la semaine souhaitée avec les flèches de navigation
- Le tableau affiche :
- En colonnes : les jours de la semaine
- En lignes : les collaborateurs
- Dans les cellules : les shifts assignés (avec couleur)
- Zones grisées : les indisponibilités approuvées
Consulter le planning d'un collaborateur
- Appuyez sur le nom d'un collaborateur dans le planning
- Sélectionnez une plage de dates
- Vous verrez ses assignations ET ses indisponibilités sur la période
Cas d'usage : Planifier une semaine type
Voici le processus recommandé pour planifier une semaine :
Statistiques
L'onglet Stats affiche :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Shifts publiés | Nombre total de créneaux actifs |
| Collaborateurs actifs | Nombre de collaborateurs assignés cette semaine |
| Assignations cette semaine | Total des assignations pour la semaine en cours |
| Indisponibilités en attente | Demandes non encore approuvées |
Bonnes pratiques
- Créez vos shifts une fois puis réutilisez-les chaque semaine via les assignations
- Approuvez les indisponibilités rapidement pour que le planning reflète la réalité
- Vérifiez les conflits : le système vous empêche d'assigner un collaborateur indisponible
- Utilisez les couleurs pour distinguer visuellement les types de shifts dans le planning
FAQ
Puis-je modifier une assignation après coup ? Oui, vous pouvez changer le collaborateur, le shift, la date ou les horaires personnalisés à tout moment.
Que se passe-t-il si je supprime un shift utilisé dans des assignations ? Le shift est supprimé (archivé) mais les assignations existantes sont conservées.
Un collaborateur peut-il voir son propre planning ? Oui, chaque collaborateur voit ses assignations dans son espace personnel.