Panne d'equipement
Du signalement d'une panne jusqu'a la resolution et le suivi des couts : le parcours complet pour gerer un incident technique.
Vue d'ensemble du processus
Etape 1 -- Signalement
1.1 Par le locataire
Le locataire peut signaler une panne de deux facons :
- Depuis son espace locataire via Signaler un probleme -- il decrit la panne, selectionne le bien concerne et ajoute des photos
- Via la messagerie integree en envoyant un message au gestionnaire
Consultez le guide : Signaler un probleme.
1.2 Par un collaborateur
Un collaborateur peut detecter une panne lors d'une inspection ou d'une ronde de maintenance. Dans ce cas, il cree directement une demande de service depuis le terrain.
1.3 Demande de service creee
La demande de service centralise toutes les informations necessaires au traitement :
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Bien concerne | Le bien ou la partie commune touchee | Oui |
| Description | Detail du probleme rencontre | Oui |
| Priorite | Basse, Normale, Haute ou Urgente | Oui |
| Photos | Preuves visuelles de la panne | Non |
| Zone / Piece | Localisation precise dans le bien | Non |
Consultez le guide : Demandes de service.
Etape 2 -- Diagnostic
2.1 Evaluer la priorite
Le gestionnaire evalue la gravite de la panne pour determiner le delai d'intervention :
| Priorite | Exemples | Delai cible |
|---|---|---|
| Urgente | Fuite d'eau importante, panne de chauffage en hiver, probleme electrique dangereux | Intervention immediate |
| Haute | Chauffe-eau en panne, serrure defaillante, volet roulant bloque | Sous 24 heures |
| Normale | Robinet qui goutte, prise electrique defectueuse, interphone en panne | Sous 1 semaine |
| Basse | Peinture ecaillee, joint de fenetre use, petit defaut esthetique | Prochain plan de maintenance |
2.2 Identifier l'equipement
Retrouvez l'equipement concerne dans le module Equipements pour consulter :
- Le type et la marque de l'equipement
- La date d'installation et l'historique des interventions precedentes
- Le fournisseur d'origine
Si l'equipement n'est pas encore enregistre, ajoutez-le au registre avant de poursuivre.
2.3 Verifier la garantie
Consultez la date de fin de garantie sur la fiche de l'equipement. Si l'equipement est encore sous garantie, le fournisseur doit prendre en charge l'intervention.
Etape 3 -- Intervention
3.1 Assigner un technicien
Selon le diagnostic, assignez l'intervention a :
- Un collaborateur interne -- si votre equipe dispose des competences necessaires. Consultez le guide Collaborateurs.
- Un fournisseur externe -- pour les travaux specialises ou les equipements sous garantie. Consultez le guide Fournisseurs.
Urgences
Pour les pannes classees Urgente, privilegiez un technicien disponible immediatement. Verifiez les disponibilites dans le planning de l'equipe.
3.2 Creer l'intervention
Creez une intervention de maintenance en la reliant a l'equipement concerne et a la demande de service d'origine. L'intervention contient :
- La date et l'heure prevues
- Le technicien assigne (collaborateur ou fournisseur)
- La description des travaux a effectuer
- Le lien vers l'equipement et la demande de service
Consultez le guide : Interventions.
3.3 Suivre l'avancement
L'intervention passe par les statuts suivants :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Planifiee | Intervention creee, en attente de la date prevue |
| En cours | Le technicien est sur place et travaille |
| Terminee | Les travaux sont acheves |
Le gestionnaire et le collaborateur assigne recoivent des notifications a chaque changement de statut.
Etape 4 -- Resolution et suivi
4.1 Mettre a jour le statut de l'equipement
Une fois l'intervention terminee, mettez a jour la fiche de l'equipement dans le module Equipements :
- Passez le statut a Operationnel
- Notez les travaux realises dans l'historique
- Mettez a jour la date de derniere intervention
4.2 Enregistrer les couts
Creez une depense liee a l'intervention pour tracer les couts :
| Information | Description |
|---|---|
| Montant | Cout total de l'intervention (main d'oeuvre + pieces) |
| Categorie | Maintenance / Reparation |
| Fournisseur | Le prestataire ayant realise les travaux |
| Bien concerne | Le bien ou l'equipement est installe |
| Justificatif | Facture du fournisseur |
4.3 Informer le locataire
Informez le locataire de la resolution via la messagerie :
- Confirmez que la panne est reparee
- Indiquez les eventuelles consignes d'utilisation
- Invitez-le a signaler tout nouveau probleme
4.4 Cloturer la demande
Cloturez la demande de service en la passant au statut Resolue. Le locataire peut evaluer le service rendu.
Consultez le guide : Suivi des demandes.
Checklist recapitulative
| Etape | Action | Statut |
|---|---|---|
| 1.1 | Panne signalee (locataire ou collaborateur) | |
| 1.3 | Demande de service creee avec description et photos | |
| 2.1 | Priorite evaluee | |
| 2.2 | Equipement identifie dans le registre | |
| 2.3 | Garantie verifiee | |
| 3.1 | Technicien assigne (interne ou externe) | |
| 3.2 | Intervention de maintenance creee | |
| 3.3 | Intervention suivie jusqu'a completion | |
| 4.1 | Statut equipement mis a jour | |
| 4.2 | Depense enregistree avec justificatif | |
| 4.3 | Locataire informe de la resolution | |
| 4.4 | Demande de service cloturee |
Maintenance preventive
Pour eviter les pannes imprevues, configurez des plans de maintenance preventive sur vos equipements critiques (chaudiere, climatisation, ascenseur). Un entretien regulier reduit les couts de reparation et prolonge la duree de vie des equipements.